Newsletter – dlaczego warto go tworzyć i jak zacząć?

Newsletter to jedno z najskuteczniejszych narzędzi komunikacji, które może znacząco wspierać działania organizacji pozarządowych. Można dzięki niemu utrzymywać regularny kontakt z darczyńcami, wolontariuszami oraz osobami zainteresowanymi działalnością organizacji. Czym jest newsletter, jakie korzyści niesie jego tworzenie i jak skutecznie go przygotować? Czy istnieją narzędzia, które mogą pomóc organizacji stworzyć profesjonalny newsletter, nawet jeśli dysponują ograniczonym budżetem?

Spis treści:

• Czym jest newsletter?
• Dlaczego warto tworzyć newsletter?
• Jak dobrze przygotować newsletter?
• Co powinien zawierać dobry newsletter?
• Przydatne narzędzia do tworzenia newsletterów (darmowe lub z bezpłatnymi opcjami)
• O czym pamiętać, tworząc newsletter?
• Najczęściej popełniane błędy i jak ich unikać
• Podsumowanie

Czym jest newsletter?

Newsletter to elektroniczny „biuletyn informacyjny” wysyłany regularnie do subskrybentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Powinien on być dobrze znany dla większości z nas, bowiem niemal każda osoba otrzymuje newslettery z naszych banków, firm telekomunikacyjnych, platform streamingowych itp. W przypadku fundacji czy stowarzyszeń może zawierać aktualności, zapowiedzi wydarzeń, historie beneficjentów, raporty z działań organizacji oraz inne treści, które budują zaangażowanie odbiorców. Dla NGO newsletter jest doskonałym sposobem na utrzymanie więzi z darczyńcami, promowanie swoich działań oraz zwiększanie świadomości na temat swojej misji.

Dlaczego warto tworzyć newsletter?

Regularna komunikacja z odbiorcami pozwala na utrzymanie zainteresowania działalnością organizacji i budowanie trwałych relacji. Newsletter to także doskonała okazja, by pokazać efekty pracy organizacji, przedstawić historie sukcesu oraz zaprosić do udziału w wydarzeniach. Odpowiednio przygotowane treści mogą zachęcić odbiorców do wspierania działań, zarówno poprzez darowizny, jak i wolontariat. Jest to także jedno z najtańszych narzędzi komunikacji, zwłaszcza w porównaniu z tradycyjnymi formami, takimi jak ulotki czy listy. Co więcej, dzięki narzędziom do tworzenia newsletterów, można łatwo śledzić statystyki otwarć, kliknięć i zaangażowania.

Jak dobrze przygotować newsletter?

Przygotowanie skutecznego newslettera wymaga odpowiedniego planowania i dbałości o kilka kluczowych aspektów. Przede wszystkim warto określić cel, jaki ma spełniać newsletter – czy ma informować o działaniach, pozyskiwać wolontariuszy, czy też zbierać fundusze. Kolejnym krokiem jest segmentacja odbiorców, aby dostosować treści do potrzeb różnych grup, takich jak darczyńcy, wolontariusze czy partnerzy. Nie mniej istotne jest przygotowanie angażujących treści, które będą różnorodne i autentyczne, najlepiej przedstawiające historie ludzi, którym organizacja pomogła lub z którymi współpracuje. Ważną rolę odgrywa również atrakcyjna szata graficzna oraz przejrzysta struktura wiadomości, z wyraźnym podziałem na sekcje i nagłówkami ułatwiającymi nawigację. Nie można zapomnieć o dodaniu widocznego przycisku z wezwaniem do działania, np. „Wspieraj nas!” czy „Dołącz do wydarzenia”.

Co powinien zawierać dobry newsletter?

Dobry newsletter powinien mieć przyciągający temat wiadomości, który skłoni odbiorcę do otwarcia e-maila. Personalizacja, czyli zwracanie się po imieniu, może znacząco zwiększyć zaangażowanie odbiorców. Treści muszą być interesujące i wartościowe, obejmując aktualności, historie podopiecznych, relacje z wydarzeń oraz artykuły edukacyjne. Istotne jest także umieszczenie, wspomnianego już wcześniej, czytelnego wezwania do działania, np. „Przekaż darowiznę” lub „Zapisz się na wydarzenie”. Warto również dodać linki do mediów społecznościowych, aby umożliwić odbiorcom łatwe śledzenie działań organizacji.

Przydatne narzędzia do tworzenia newsletterów (darmowe lub z bezpłatnymi opcjami)

Wśród popularnych narzędzi, które mogą pomóc NGO w przygotowaniu profesjonalnych newsletterów, warto wymienić Mailchimp, który oferuje darmowy plan umożliwiający wysyłkę wiadomości do 500 subskrybentów miesięcznie. Inną opcją jest MailerLite, znany z intuicyjnego interfejsu i bezpłatnej wersji z podstawowymi funkcjami. Brevo (dawniej Sendinblue) umożliwia wysyłkę 300 e-maili dziennie bez opłat, a GetResponse oferuje darmowy plan na określony czas oraz funkcje automatyzacji marketingu. Benchmark Email to kolejne narzędzie z prostym kreatorem wiadomości i darmową wersją, zawierającą również możliwośc tworzenia formularzy.

O czym pamiętać, tworząc newsletter?

Tworząc newsletter, warto zadbać o regularność wysyłki, niezależnie od tego, czy będzie to raz w miesiącu, czy raz na kwartał. Odbiorcy powinni wiedzieć, kiedy mogą spodziewać się kolejnej wiadomości. Niezwykle ważna jest optymalizacja pod urządzenia mobilne, ponieważ wielu użytkowników sprawdza pocztę na smartfonach. Nie można również zapominać o przestrzeganiu przepisów RODO, czyli posiadaniu zgody odbiorców na przetwarzanie ich danych oraz dodaniu linku umożliwiającego wypisanie się z subskrypcji. Przed rozesłaniem newslettera warto go przetestować, by upewnić się, że wszystkie linki działają, a treść wyświetla się poprawnie na różnych urządzeniach.

Najczęściej popełniane błędy i jak ich unikać

Wysyłając newsletter, łatwo popełnić błędy, które mogą zniechęcić odbiorców. Częstym problemem jest przeładowanie wiadomości treścią, co utrudnia przyswajanie informacji. Warto stawiać na zwięzłe, angażujące teksty z odnośnikami do pełnych artykułów. Brak personalizacji i masowe wiadomości często kończą w dobrze wszystkim znanym folderze „spam”. Nagłówek musi być interesujący i zachęcający do otwarcia wiadomości. Regularność wysyłek to kolejny istotny element – zbyt rzadkie lub nieregularne wysyłki mogą sprawić, że odbiorcy zapomną o organizacji. Należy też zwracać uwagę na statystyki, takie jak wskaźnik otwarć czy kliknięć, które pomogą w lepszym dostosowywaniu treści.

Podsumowanie

Newsletter to nieocenione narzędzie dla organizacji pozarządowych, które pozwala na utrzymywanie kontaktu z odbiorcami, budowanie zaangażowania oraz promowanie działań organizacji. Odpowiednio przygotowany, może przynieść wiele korzyści nawet przy minimalnym budżecie. Kluczem do sukcesu jest dbałość o treści, regularność wysyłki, atrakcyjny wygląd i wykorzystywanie dostępnych, często darmowych, narzędzi. Dzięki temu NGO mogą efektywnie komunikować swoje działania i rozwijać swoją społeczność wspierającą ich misję.