Jak dobrze napisać sposób reprezentacji swojej organizacji pozarządowej?

Zakładasz organizację pozarządową i rozważasz jak poprawnie ubrać w słowa przepis statutu dotyczący sposobu reprezentacji NGO? Dobrze trafiłeś! Poznaj jak uniknąć najczęstszych błędów w tym niezwykle ważnym przepisie statutowym, który może bardzo pomóc, ale i spłatać niejednego figla. Jeśli Twoja organizacja już działa, sprawdź, czy poprawnie ująłeś ten punkt w statucie swojej NGO!

Przepis dotyczący sposobu reprezentacji organizacji pozarządowej to jeden z najważniejszych zawarty w statucie. Reguluje on, kto może prawomocnie występować w imieniu organizacji, czyli np. podpisywać dokumenty, wnioskować o dotacje czy zawierać umowy. Uprawnionymi do tego są zwykle członkowie zarządu, w tym szczególnie osoby wskazane wprost z funkcji (prezes, wiceprezes, sekretarz, skarbnik; czasem stosuje się też inne nazewnictwo, np. w cechach rzemiosł starszy czy podstarszy cechu). Zwykle mamy dużą swobodę przy zakładaniu fundacji czy stowarzyszenia, by wskazać uprawnione do reprezentowania organizacji osoby. W przypadku fundacji takie prawo ma jej fundator, a przy stowarzyszeniu – członkowie zakładający tę organizację. Inne formy prawne NGO mogą wymagać szczególnej formy reprezentowania, np. ustawa – Prawo Spółdzielcze wprost wskazuje, że przy spółdzielni socjalnej wymagana jest reprezentacja łączna.

Jedna czy więcej osób?

Mamy wiele możliwości ustalenia zasad reprezentacji w NGO. Pierwsza metoda to reprezentacja jednoosobowa – przepis statutowy brzmi wówczas zwykle w taki sposób, że do reprezentacji organizacji uprawniony jest każdy członek zarządu tej organizacji. Można wskazać też jednoosobową reprezentację z ograniczeniem funkcji, np. jednoosobowo reprezentować fundację może tylko prezes. W tej sytuacji inne konfiguracje członków zarządu mogą wymagać wieloosobowej reprezentacji. Wszystko jednak jest uzależnione od zamysłu twórców statutu. Jednoosobowa reprezentacja ma swoją zaletę w postaci dużej sprawności działania, bowiem w dynamicznej organizacji wystarczy tylko jedna osoba do zawarcia umowy czy złożenia wniosku dotacyjnego. Jest to jednak także ryzyko, że inny członek zarządu dokona czynności prawnej w imieniu NGO, która wywoła niechciane przez nas skutki prawne.

Kolejna możliwość to dwuosobowa reprezentacja. Mamy tu wiele możliwych wariantów: zarówno dowolna konfiguracja dwóch członków zarządu, jak i konkretnych dwóch osób ze wskazaniem ich funkcji. Statut może przewidzieć różne warianty, np. taki, gdy jedną z osób podpisującą dokument w imieniu NGO jest prezes, a drugą może być inny, dowolny członek zarządu. Mogą funkcjonować również określone wprost w statucie konfiguracje członków zarządu. Plusem dwuosobowej reprezentacji jest z pewnością kontrasygnata dokumentu, dzięki czemu zawsze przechodzi on przez dwie osoby i jest przez nie podpisywany. Minusem jest konieczność „złapania” jednocześnie dwóch osób, aby podpisać umowę, co przy różnych obowiązkach zawodowych czy prywatnych może być uciążliwe – ale z pewnością nie jest niemożliwe!

Częsty przykład w NGO to reprezentacja mieszana. Przykładowo w sprawach niefinansowych (np. podpisanie dokumentu, wystawienie zaświadczenia dla wolontariusza) wystarczy podpis jednej osoby z zarządu. Jednak w sprawach majątkowych, wymagany jest podpis dwóch osób, czasem także ze wskazaniem ich funkcji w zarządzie. Mogą to być wówczas zarówno dowolne dwie osoby z zarządu albo osoby występujące określonej konfiguracji, np. tylko prezes wraz ze skarbnikiem.

Inne pułapki reprezentacji

Praktyką części organizacji jest takie kształtowanie przepisów o reprezentacji, by wyróżnić pewne progi kwotowe. Przykładowo do kwoty 2000 zł zobowiązanie może zawrzeć każdy członek zarządu, a powyżej tej kwoty potrzeba już zgody dwóch osób. Progów może być więcej i mogą być także ustawione na zdecydowanie wyższym poziomie, aby np. do zobowiązań powyżej 100 tys. zł zaangażować większą liczbę członków zarządu. Warto wówczas wykazać się ostrożnością, aby progi były ustalone funkcjonalnie, a nie utrudniały praktyczną działalności organizacji pozarządowej.

Niektóre daleko idące decyzje statut rezerwuje dla większego gremium. Czasem, aby podjąć decyzję powyżej pewnej kwoty finansowej potrzeba uchwały zarządu lub nawet podpisania się pod dokumentem więcej niż dwóch osób. Bywa również, że do strategicznych decyzji statut angażuje organ kontroli wewnętrznej, np. radę fundacji. Wówczas do zawarcia określonych decyzji, potrzeba zgody tego organu. W takich przypadkach najważniejsza jest precyzja statutowych sformułowań: kto i w jakiej formie ma wyrazić zgodę na czynność zarządu.

Przy wyborze reprezentacji innej niż jednoosobowa, należy mieć na uwadze fakt, iż często zarządy organizacji tworzą osoby mieszkające w różnych częściach regionu czy kraju. Dotyczy to zwykle organizacji o większym zasięgu niż lokalne, a także federacji organizacji pozarządowych. Wymaga to wówczas ostrożności, aby uniknąć sytuacji, gdy jedna z osób musi przejechać wiele kilometrów tylko po to, by złożyć podpis na dokumencie. Tu pomóc mogą także podpisy elektroniczny czy też honorowany przez administrację publiczną podpis profilem zaufanym. Pamiętajmy także, by sposób reprezentacji nie był zbyt wąski, umożliwiając np. podpisywanie w sytuacji, gdy jeden z członków zarządu jest na wyjeździe urlopowym czy poważnie się rozchorował i nie ma możliwości podpisywania dokumentów. Wszystkie takie okoliczności należy mieć na uwadze!

Co wybrać?

Z pewnością zastanawiasz się, jaki sposób reprezentacji wybrać w swojej organizacji? Jak w wielu kwestiach prawnych, najtrafniejsza będzie odpowiedź: to zależy. Wpływa na to wiele czynników i trudno udzielić jednoznacznej oraz uniwersalnej porady. Warto czerpać z dotychczasowych doświadczeń swoich lub zaprzyjaźnionych organizacji, ale także swoją potrzebę przedyskutować ze specjalistami.

Jeśli chcesz sprawdzić sposób reprezentacji w swojej organizacji pozarządowej, przedyskutować lub wypracować lepszy model, a jednocześnie jesteś organizacją z południowej Wielkopolski, to zgłoś się na bezpłatne doradztwo w ramach projektu CIWIS Kalisz. A może chcesz szerzej porozmawiać o swoim statucie i jego przepisach lub przymierzasz się do zmiany statutu oraz chcesz skonsultować jego zakres? Doradztwo będzie dla Ciebie idealnym narzędziem, a nasi konsultanci pomogą, odpowiadając na Twoje potrzeby!